AI-agents, intelligente forecasting en geautomatiseerde analyses krijgen veel aandacht binnen Finance. Tegelijkertijd blijkt een veel fundamenteler proces bij veel organisaties nog grotendeels handmatig te verlopen: de verwerking en goedkeuring van facturen.

Uit gegevens van Basecone, het cloudplatform van Wolters Kluwer, blijkt dat 70 procent van de onderzochte organisaties bij facturatie nog gebruikmaakt van pen en papier of goedkeuring via e-mail. Meer dan twee op de vijf respondenten besteden bovendien wekelijks tijd aan het opsporen en ophalen van documenten uit inboxen en archieven.

Dat lijkt misschien vooral een operationeel probleem, maar de gevolgen gaan verder. Wanneer een centraal overzicht ontbreekt, is het moeilijk om te bepalen waar een factuur zich in het proces bevindt, wie nog actie moet ondernemen en waarom een betaling vertraging oploopt.

Bij 43 procent van de respondenten draagt het huidige goedkeuringsproces regelmatig bij aan vertraging bij het betalen van leveranciers. Daarmee raakt een ogenschijnlijk eenvoudig administratief proces uiteindelijk ook werkkapitaal, leveranciersrelaties en de betrouwbaarheid van financiële informatie.

Het interessante is dat handmatig werken volgens het onderzoek niet alleen voorkomt bij organisaties met een klein aantal facturen. Ook bedrijven die grotere volumes verwerken, blijken nog regelmatig afhankelijk te zijn van papier en e-mail.

Voor Caronne raakt dit aan een belangrijk uitgangspunt bij digitale transformatie: begin niet bij de technologie, maar bij het proces.

De huidige aandacht voor AI kan organisaties verleiden om direct naar geavanceerde toepassingen te kijken. Maar een AI-agent toevoegen aan een versnipperd proces maakt dat proces niet automatisch goed. Wanneer documenten verspreid staan, verantwoordelijkheden onduidelijk zijn en workflows niet gestandaardiseerd zijn, bestaat het risico dat nieuwe technologie vooral een extra laag toevoegt aan bestaande complexiteit.

De eerste stap is daarom vaak veel eenvoudiger: inzicht krijgen in het proces, onnodige handelingen verwijderen, informatie centraal beschikbaar maken en duidelijk organiseren wie waarvoor verantwoordelijk is. Automatisering kan vervolgens juist de repetitieve onderdelen overnemen.

Dat levert niet alleen efficiency op. Het geeft Finance-professionals vooral meer ruimte voor het werk waarin zij daadwerkelijk waarde toevoegen: analyseren, adviseren, vooruitkijken en de business ondersteunen bij besluitvorming.

En juist daar ontstaat vervolgens een veel betere basis voor AI4Finance. Wanneer processen digitaal, beheersbaar en voorzien van goede data zijn, kan AI worden ingezet om Finance verder te ondersteunen met bijvoorbeeld analyses, voorspellingen, uitzonderingsmanagement en besluitvorming.

Digitale transformatie hoeft daarom niet altijd te beginnen met de nieuwste technologie. Soms ontstaat de meeste waarde door eerst kritisch te kijken naar iets dat al jaren op dezelfde manier gebeurt.

De vraag is dan ook niet alleen waar Finance AI kan inzetten, maar ook: welke handmatige processen zouden eigenlijk allang niet meer handmatig moeten zijn?


(FM, artikel, 2026-09-15)