>> nieuws >> blogbericht

Blogbericht: Betere sturing en controle op facturen Wmo

De facturen huishoudelijke hulp

Na het indicatiebesluit en de keuze van (of toewijzing aan) de inwoner voor een zorgaanbieder, zal de zorgaanbieder huishoudelijke hulp gaan bieden aan de inwoner. Periodiek zal de zorgaanbieder facturen hierover versturen. Deze facturen moeten na ontvangst worden gecontroleerd. Deze controle geschiedt meestal met de met de factuur meegeleverde Excelsheet, waarop de detailregels van de factuur staan. Hierin staat onder meer de naam van de inwoner, weeknummer en type afgenomen hulp (zoals hh1 en hh2) en hoeveelheid afgenomen hulp in uren. Elke zorgregel wordt tegen de indicatiestelling aangehouden en er wordt bekeken of de totale afgenomen hulp enerzijds als indicatie bekend is en anderzijds niet over de afgesproken maximale hoeveelheid tijd heen is gegaan. Hierbij moet goed worden opgelet, of de zorgaanbieder niet reeds eerder facturen heeft opgestuurd met daarop zorgregels over dezelfde periode. Daarnaast heeft er een match plaats met de contractafspraken met de betreffende zorgaanbieder. Dit is nodig om te kijken, of wel het juiste bedrag voor de type afgenomen hulp wordt gevraagd. Tevens wordt er met deze contractafspraken in de hand gecontroleerd of de levering van de zorgaanbieder conform afspraak verliep. Zoals met betrekking tot kwaliteit van de detailregels en de tijdigheid van de aanlevering van de gegevens. Na deze controle kan worden vastgesteld of de factuur correct was of niet. Indien dit het geval is, dan kan zij betaalbaar worden gesteld; zo niet, dan dient nadere actie richting de zorgaanbieder ondernomen te worden.

Contractafspraken met zorgaanbieders

Bij het aangaan van de overeenkomst met de zorgaanbieder dienen goede afspraken omtrent de facturen te worden gemaakt. Zo kan men denken aan:

Tijdigheid van levering: Wat is de minimale en maximale tijd die moet zitten tussen de afgenomen hulp en de daadwerkelijke ontvangst van de factuur? Het afspreken van een minimale tijd is belangrijk voor de betaaltermijn; het afspreken van een maximale tijd is belangrijk om op een gegeven moment een periode definitief te kunnen afsluiten. Sommige zorgaanbieders sturen na een half jaar nog correcties in op geleverde zorg!

Wijze van aanlevering van zorgregels. Voor het controleproces en/of het betaalbaarstellen van facturen is het vaak erg belangrijk om een vaste manier van aanlevering van zorgregels af te spreken. Tot op kolomniveau. Zo kunnen gegevens direct in bijvoorbeeld Excel of het financiële systeem worden ingelezen.

Juistheid van het leveren van zorg. Waarschijnlijk komt het voor, dat er meer huishoudelijke hulp wordt geleverd dan eerder werd geïndiceerd. Welke regels worden hierover afgesproken? Welke maximale marge verschil mag hierin zitten? Treedt er een boeteclausule in werking indien dit maximum wordt overschreden?

Kwaliteit van aanlevering van zorgregels en facturen. Wat gebeurt er als de zorgregels ondanks de afspraken niet kan worden ingelezen door fouten in de Excelsheet? Hoe vaak mag dit voorkomen?

Levering van gegevens aan het CAK. U als gemeente bent verantwoordelijk voor de tijdige en juiste aanlevering van de zorgregels aan het CAK. Ook al doet de zorgaanbieder dit bijna altijd rechtstreeks, ú bent uiteindelijk verantwoordelijk! Daarom is het van belang met uw zorgaanbieder hierover afspraken te maken.

KamphuisGroep helpt!

Controle van de ontvangen facturen is erg belangrijk. Een aantal aspecten spelen hierin mee:

Zicht op (juiste) kosten oftewel het budget versus de uitnutting ervan;

Het verkrijgen van rechtmatigheid van de Accountant;

Verantwoording kunnen afleggen naar manager, raad en burgers.

Misschien controleert u momenteel de facturen slechts ad-hoc. Of controleert u alle facturen, maar slechts handmatig. En checkt u de CAK-gegevens in het geheel niet. KamphuisGroep helpt!

Het is mogelijk om voor de controle van facturen een zgn. rapportage-omgeving in te richten. Deze rapportage-omgeving bestaat uit een datawarehouse waarin gegevens uit de verschillende ter zake doende systemen worden verzameld en gestructureerd. De gegevens worden vervolgens ontsloten met een BI-tool waarin een aantal signaleringsrapportages worden gebouwd. Op door u gewenste tijden kunnen deze rapportages worden ververst. Hierdoor wordt elke factuur stelselmatig gecontroleerd. Fouten komen op de signaleringsrapportage. Buiten de voordelen van structurele controle wordt uw proces effectiever. Zodat u en uw medewerker tijd overhouden voor andere zaken.


Met betrekking tot het budget speelt daarnaast het CAK nog een belangrijke rol: Via haar ontvangt u immers de opgelegde Eigen Bijdrage (zie vorige nieuwsbrief) terug. Daarom is het ook belangrijk om haar gegevens precies en per zorgregel te controleren. De rapportage-omgeving onderkent dit en wordt ook hier op ingericht.

Als laatste kan de rapportage-omgeving worden gebruikt voor allerhande managementrapportages (zoals de MaRap) en beleidsanalyses (zoals de in de vorige nieuwsbrief uiteengezette scenario-analyse Eigen Bijdrage) - we hebben alle gegevens toch al bij de hand, nietwaar?
(Jan Kamphuis, 2010-12-10)

Reageer zelf!

Mijn naam (voornaam, voorvoegsels, achternaam) is:

Mijn e-mailadres is (wordt niet getoond):

Uw reactie:

>>> Ik wil uw nieuwsbrief ontvangen.